Politique de confidentialité

1. Introduction

La présente Politique de confidentialité décrit comment Solution Panorama Inc. (« Solution Panorama », « nous », « notre » ou « nos ») collecte, utilise, divulgue et protège les renseignements personnels lorsque vous utilisez MinutesIQ (la « Plateforme » ou le « Service »), notre application logicielle de transcription de réunions disponible sur le web à l'adresse minutesIQ.com.

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Note importante concernant le contenu des réunions : MinutesIQ enregistre, traite et transcrit l'audio et la vidéo des réunions. Cela peut inclure des informations commerciales sensibles, des conversations personnelles et des discussions confidentielles. Vous êtes responsable de vous assurer que tous les participants à la réunion sont informés et consentent à l'enregistrement et à la transcription avant d'utiliser MinutesIQ.

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Coordonnées :‍

Solution Panorama Inc.

401, 417 Rue Saint-Pierre Montréal, QC

H2Y 2M4

Canada

Responsable de la protection des renseignements personnels : Roxanne Lessard

Courriel : support@minutesiq.com

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Cette politique est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25), à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et aux autres lois applicables en matière de protection de la vie privée.

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2. Définitions

Renseignements personnels désigne toute information concernant une personne physique identifiable, incluant notamment votre nom, votre adresse courriel, vos données de localisation et vos habitudes d'utilisation.

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Renseignements personnels sensibles désigne les informations révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, les informations sur la santé, les données biométriques ou les informations concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne.

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3. Quels renseignements personnels nous collectons

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3.1 Informations que vous fournissez directement

Lorsque vous créez un compte, utilisez la Plateforme ou communiquez avec nous, nous collectons :

• Informations de compte : Prénom et nom, adresse courriel, mot de passe (chiffré), numéro de téléphone (si fourni)
• Informations de profil : Photo de profil, préférences, intérêts
• Contenu généré par l'utilisateur : Commentaires, évaluations, notes, mentions « j'aime » et autre contenu que vous partagez sur la Plateforme
• Communications : Messages que vous nous envoyez ou via la Plateforme
• Informations de paiement : Traitées par notre processeur de paiement tiers (nous ne conservons pas les numéros de carte de crédit complets)

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3.2 Informations collectées automatiquement

Lorsque vous utilisez la Plateforme, nous collectons automatiquement :

• Données d'utilisation : Fonctionnalités utilisées, actions effectuées, date et heure des activités, fréquence d'utilisation, durée des sessions
• Données techniques : Adresse IP, type et version du navigateur, système d'exploitation, préférences linguistiques, paramètres de fuseau horaire, pages de référence/sortie
• Données de journal : Heures d'accès, pages consultées, erreurs rencontrées, données de performance

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3.3 Informations de localisation

Lorsque vous utilisez la Plateforme, nous collectons automatiquement :

• Localisation approximative : Déduite de l'adresse IP ou localisation au niveau de la ville

Vous pouvez désactiver l'accès à la localisation à tout moment via les paramètres de votre appareil, bien que certaines fonctionnalités de la Plateforme puissent être limitées.

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3.4 Analyses et témoins (cookies)

Nous utilisons des outils d'analyse (incluant Google Analytics) et des témoins/technologies similaires pour collecter :

• Informations démographiques agrégées (tranche d'âge, sexe, intérêts)
• Tendances et habitudes d'utilisation
• Indicateurs de performance

Pour des informations détaillées sur notre utilisation des témoins, veuillez consulter la Section 12 ci-dessous.

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3.5 Informations des médias sociaux

Si vous interagissez avec nos profils de médias sociaux ou utilisez des fonctionnalités de connexion sociale :

• Informations de profil public provenant de comptes de médias sociaux connectés (Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram)
• Informations régies par les politiques de confidentialité de ces plateformes

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3.6 Informations provenant de tiers

Nous pouvons recevoir des informations vous concernant de :

• Partenaires commerciaux avec qui vous interagissez via la Plateforme
• Fournisseurs de services qui nous aident à exploiter la Plateforme
• Sources accessibles publiquement
• Autres utilisateurs qui vous mentionnent ou vous identifient

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4. Comment nous utilisons vos renseignements personnels

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4.1 Fondement juridique du traitement

Nous traitons vos renseignements personnels en fonction de :

• Consentement : Vous avez explicitement accepté le traitement
• Nécessité contractuelle : Le traitement est nécessaire pour fournir les services de la Plateforme
• Obligation légale : Requis pour se conformer aux lois applicables
• Intérêt légitime : Pour des fins commerciales qui ne prévalent pas sur vos droits à la vie privée

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4.2 Finalités d'utilisation

Nous utilisons vos renseignements personnels pour :

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Services de transcription :

• Enregistrer l'audio et la vidéo des réunions (avec votre autorisation)
• Traiter les fichiers audio et vidéo téléversés
• Générer des transcriptions en utilisant des services d'IA propriétaires et tiers
• Créer des résumés de réunions et des comptes rendus
• Générer du texte consultable à partir du contenu des réunions
• Organiser et stocker les transcriptions

Traitement par IA :

• Nous utilisons des services d'intelligence artificielle tiers pour traiter vos enregistrements de réunions et générer des transcriptions. Ces fournisseurs d'IA incluent : Google, Cloudflare et Deepgram.
• Votre audio/vidéo de réunion est transmis à ces services d'IA pour traitement
• Ces fournisseurs d'IA ont leurs propres politiques de confidentialité et pratiques de gestion des données
• Nous sélectionnons des fournisseurs d'IA ayant des engagements solides en matière de confidentialité et de sécurité
• Le contenu des réunions peut être temporairement stocké par les fournisseurs d'IA pendant le traitement

Fourniture du service :

• Créer et gérer votre compte
• Fournir l'accès aux transcriptions et enregistrements de réunions
• Activer les fonctionnalités de collaboration (partage, commentaires, édition)
• Traiter les paiements et gérer les abonnements
• Intégrer avec les plateformes de visioconférence
• Synchroniser avec votre calendrier (si autorisé)
• Fournir une fonctionnalité de recherche dans vos réunions et transcriptions

Communication :

• Envoyer des notifications liées au service (transcription terminée, erreurs, limites de stockage)
• Répondre aux demandes d'assistance
• Envoyer des informations de compte et de facturation
• Envoyer des mises à jour de produit et des annonces de fonctionnalités
• Envoyer des communications marketing (avec votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment)

Amélioration de la Plateforme :

• Analyser les tendances d'utilisation pour améliorer la précision de la transcription
• Tester et développer de nouvelles fonctionnalités
• Identifier et corriger les problèmes techniques
• Former et améliorer nos modèles d'IA (uniquement avec consentement explicite et en utilisant des données anonymisées)
• Mener des recherches et développement

Opérations commerciales :

• Prévenir la fraude et les abus
• Assurer la sécurité de la plateforme
• Se conformer aux obligations légales
• Faire respecter nos Conditions d'utilisation
• Résoudre les différends

Analyses :

• Comprendre comment les utilisateurs interagissent avec la Plateforme
• Mesurer l'adoption et l'utilisation des fonctionnalités
• Générer des statistiques agrégées et anonymisées sur l'utilisation de la plateforme

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4.3 Prise de décision automatisée et traitement par IA

Transcription par IA :

• Nous utilisons l'intelligence artificielle pour transcrire automatiquement l'audio et la vidéo des réunions
• Les systèmes d'IA peuvent prendre des décisions automatisées concernant l'identification des intervenants, la ponctuation, le formatage et le résumé du contenu
• La précision de la transcription dépend de la qualité audio, des accents, de la terminologie technique et d'autres facteurs
• Vous pouvez réviser, modifier et corriger tout contenu généré par IA

Autre traitement automatisé :

• Détection et prévention des activités frauduleuses
• Identification des menaces potentielles à la sécurité
• Suggestion de fonctionnalités pertinentes basées sur les habitudes d'utilisation

Vous avez le droit de demander une révision humaine de toute décision automatisée qui vous affecte de manière significative.

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5. Comment nous partageons vos renseignements personnels

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels ou le contenu de vos réunions. Nous partageons les informations uniquement comme décrit ci-dessous :

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5.1 Fournisseurs de services d'IA (Critique pour la transcription)

Vos enregistrements de réunions sont transmis à des fournisseurs d'IA tiers pour la transcription. Ces fournisseurs incluent :

• Google Cloud Services
• Cloudflare
• Deepgram

Ce qu'ils reçoivent :

• Fichiers audio et vidéo de vos réunions
• Métadonnées associées (titre de la réunion, date, noms des participants si fournis)

Comment ils l'utilisent :

• Pour générer des transcriptions et des résumés
• Selon leurs propres politiques de confidentialité et conditions d'utilisation
• Certains fournisseurs peuvent utiliser les données pour améliorer leurs modèles d'IA (vérifiez leurs politiques)

Nous sélectionnons soigneusement les fournisseurs d'IA en fonction de :

• Pratiques solides en matière de sécurité et de confidentialité
• Conformité aux lois applicables sur la protection de la vie privée
• Politiques claires de gestion des données
• Conservation minimale des données

Important : En utilisant MinutesIQ, vous nous autorisez à transmettre le contenu de vos réunions à ces fournisseurs d'IA. Si vous avez des préoccupations concernant des fournisseurs d'IA spécifiques, veuillez nous contacter.

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5.2 Autres fournisseurs de services

Nous partageons des informations limitées avec des fournisseurs de services qui nous aident à exploiter MinutesIQ :

• Hébergement infonuagique : Amazon Web Services (AWS) - serveurs situés au Canada et Cloudflare
• Traitement des paiements : Stripe (reçoit uniquement les informations de facturation)
• Analyses : Google Analytics, Statsig (reçoit des données d'utilisation anonymisées)
• Services de courriel : Postmark (reçoit les adresses courriel pour les communications)
• Support client : Hubspot
• Services d'intégration de visioconférence : Attendee

Tous les fournisseurs de services sont contractuellement tenus de :

• Protéger vos informations
• Les utiliser uniquement aux fins spécifiées
• Supprimer ou retourner les données sur demande
• Se conformer aux lois applicables sur la protection de la vie privée

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5.3 Plateformes de visioconférence

Lorsque vous connectez MinutesIQ à des plateformes de visioconférence (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc.) :

• Nous accédons et récupérons les enregistrements de réunions via leurs API
• Les informations partagées sont régies à la fois par notre politique de confidentialité et celle de la plateforme
• Vous contrôlez quelles réunions MinutesIQ peut accéder via vos paramètres d'intégration

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5.4 Utilisateurs que vous autorisez

Vous contrôlez qui peut accéder à vos réunions et transcriptions :

• Membres de l'équipe que vous invitez dans votre organisation
• Personnes avec qui vous partagez des réunions spécifiques
• Collaborateurs à qui vous accordez des permissions d'édition

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5.5 Exigences légales

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels lorsque :

• Requis par la loi, assignation à comparaître, ordonnance du tribunal ou autorité réglementaire
• Nécessaire pour protéger nos droits, nos biens ou notre sécurité
• Nécessaire pour protéger les droits, les biens ou la sécurité des utilisateurs
• Pour enquêter sur la fraude, les menaces à la sécurité ou les violations des Conditions d'utilisation
• Dans le cadre de procédures judiciaires

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5.6 Transferts d'entreprise

Si Solution Panorama est impliqué dans une fusion, acquisition, financement, réorganisation, faillite ou vente d'actifs :

• Vos renseignements personnels peuvent être transférés à l'entité acquéreuse
• Vous serez informé par courriel au moins 30 jours avant le transfert
• La nouvelle entité sera liée par la présente Politique de confidentialité à moins que vous ne consentiez à une nouvelle politique
• Vous aurez l'option de supprimer votre compte et vos données avant le transfert

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6. Transferts internationaux de données

Vos renseignements personnels sont stockés sur des serveurs situés au Canada et aux États-Unis. Si nous transférons des données en dehors de ces régions, nous :

• Assurerons que des mécanismes de protection adéquats sont en place
• Obtiendrons votre consentement explicite lorsque requis
• Nous conformerons aux réglementations applicables sur les transferts transfrontaliers de données

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7. Combien de temps nous conservons vos informations

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7.1 Périodes de conservation

Nous conservons les renseignements personnels pendant différentes périodes selon le type et la finalité :

Contenu des réunions :

• Enregistrements (Audio/Vidéo) : Les enregistrements sont automatiquement archivés après 90 jours.
• Transcriptions : Conservées jusqu'à ce que vous les supprimiez ou fermiez votre compte
• Métadonnées des réunions : Conservées pendant la durée de votre compte + 90 jours
• Contenu supprimé : Supprimé définitivement des systèmes actifs dans les 30 jours

Informations de compte :

• Comptes actifs : Durée de votre abonnement + 90 jours après annulation
• Comptes fermés : Données de compte supprimées dans les 30 jours
• Registres de facturation : 7 ans (requis à des fins fiscales et comptables)

Communications et support :

• Demandes d'assistance : 3 ans à partir du dernier contact
• Registres des communications marketing : Jusqu'au retrait du consentement

Utilisation et analyses :

• Journaux détaillés : 12 mois
• Analyses agrégées : 3 ans mois (anonymisées et ne peuvent être liées à des individus)

Légal et conformité :

• Dossiers requis pour obligations légales : Tel que requis par la loi applicable (généralement 6-7 ans)
• Dossiers liés aux différends : Jusqu'à résolution + délai de prescription applicable

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7.2 Suppression contrôlée par l'utilisateur

Vous pouvez supprimer vos enregistrements et transcriptions de réunions à tout moment via la Plateforme. Le contenu supprimé est :

• Immédiatement retiré de votre compte et inaccessible
• Définitivement supprimé de nos systèmes actifs dans les 30 jours
• Peut rester dans les systèmes de sauvegarde plus longtemps

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7.3 Conservation par les fournisseurs d'IA tiers

Les enregistrements de réunions transmis aux fournisseurs d'IA pour transcription sont sujets à leurs politiques de conservation :

• Consultez les politiques de confidentialité individuelles des fournisseurs pour plus de détails

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7.4 Suppression automatique après la période de conservation

Après l'expiration de la période de conservation applicable, nous :

• Supprimons ou anonymisons de manière sécurisée les renseignements personnels
• Retirons les données de tous les systèmes actifs et de sauvegarde
• Assurons que les fournisseurs d'IA suppriment les données selon leurs politiques

Exceptions : Nous pouvons conserver les informations plus longtemps lorsque :

• Requis par la loi ou des procédures judiciaires
• Nécessaire pour des enquêtes de sécurité en cours
• Vous avez explicitement consenti à une conservation plus longue

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8. Consentement à l'enregistrement et respect de la vie privée des participants aux réunions

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8.1 Votre responsabilité d'obtenir le consentement

EXIGENCE CRITIQUE : Vous êtes responsable d'obtenir le consentement approprié de tous les participants à la réunion avant d'enregistrer ou de téléverser des réunions sur MinutesIQ.

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Exigences légales :

• Au Canada et dans de nombreuses juridictions, l'enregistrement de conversations peut nécessiter le consentement de toutes les parties (consentement bipartite ou multipartite)
• Les exigences varient selon la province/l'État et le pays
• Le défaut d'obtenir le consentement approprié peut violer les lois sur la protection de la vie privée et les statuts criminels
• Vous êtes seul responsable de comprendre et de respecter les lois applicables sur l'enregistrement

Meilleures pratiques :

• Informez tous les participants au début des réunions qu'un enregistrement est en cours
• Obtenez un consentement explicite verbal ou écrit avant de commencer l'enregistrement
• Offrez aux participants l'option de refuser de participer s'ils ne consentent pas
• Vérifiez les fonctionnalités de notification d'enregistrement de votre plateforme de visioconférence
• Consultez un conseiller juridique concernant vos obligations spécifiques en matière d'enregistrement

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8.2 Droits des participants aux réunions

Si vous êtes un participant à une réunion qui a été enregistrée et transcrite en utilisant MinutesIQ :

• Vous avez le droit de demander l'accès aux enregistrements et transcriptions contenant votre voix ou votre image
• Vous avez le droit de demander la correction de transcriptions inexactes
• Vous avez le droit de demander la suppression d'enregistrements/transcriptions contenant vos renseignements personnels
• Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos renseignements personnels

Pour exercer ces droits :

• Contactez la personne/organisation qui a enregistré la réunion (le titulaire du compte)
• S'ils ne répondent pas ou si vous avez besoin de notre aide, contactez-nous à support@minutesiq.com

8.3 Responsabilités du titulaire de compte

Si vous utilisez MinutesIQ pour enregistrer ou transcrire des réunions :

• Vous êtes le responsable du traitement pour le contenu des réunions
• Vous devez avoir une base légale pour traiter les informations des participants
• Vous devez traiter les demandes des participants de manière appropriée
• Vous ne devez pas utiliser MinutesIQ à des fins d'enregistrement illégales
• Vous devez vous conformer à toutes les lois applicables sur la protection de la vie privée et le consentement à l'enregistrement

8.4 Limitations d'utilisation

N'utilisez pas MinutesIQ pour enregistrer :

• Des conversations où les participants n'ont pas consenti
• Des conversations confidentielles pour lesquelles vous n'avez pas d'autorisation
• Des réunions dans des juridictions où l'enregistrement viole les lois locales
• Tout contenu qui viole nos Conditions d'utilisation

9. Comment nous protégeons vos informations

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9.1 Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité conformes aux normes de l'industrie :

Mesures techniques :

• Chiffrement des données en transit (TLS 1.2 ou supérieur) et au repos (AES-256)
• Authentification sécurisée et exigences de mot de passe (normes de complexité minimales)
• Évaluations de sécurité et tests de pénétration réguliers
• Protection par pare-feu et systèmes de détection d'intrusion
• Journalisation et surveillance des accès
• Intégrations API sécurisées avec les plateformes de visioconférence

Mesures administratives :

• Contrôles d'accès - contenu des réunions accessible uniquement aux utilisateurs autorisés et au personnel nécessaire
• Accords de confidentialité pour tous les employés et sous-traitants
• Formation régulière sur la protection de la vie privée et la sécurité
• Procédures de réponse aux incidents et de notification de violation
• Vérifications des antécédents pour les employés ayant accès aux systèmes sensibles

Mesures physiques :

• Centres de données sécurisés avec accès restreint
• Contrôles et surveillance environnementaux

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9.2 Votre responsabilité

Vous êtes responsable de :

• Maintenir la confidentialité de votre mot de passe
• Vous assurer que vos identifiants de compte ne sont pas partagés avec des personnes non autorisées
• Nous informer rapidement de tout accès non autorisé
• Sécuriser les enregistrements et transcriptions de réunions que vous téléchargez
• Ne partager le contenu sensible des réunions qu'avec des personnes autorisées
• Protéger la vie privée des participants aux réunions

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9.3 Limitations

Aucun système n'est sécurisé à 100 %. Nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos informations.

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10. Vos droits en matière de vie privée

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10.1 Accès et portabilité

Vous avez le droit de :

• Accéder à tous les enregistrements et transcriptions de réunions dans votre compte
• Télécharger vos enregistrements et transcriptions dans des formats courants (MP3, MP4, PDF, TXT, etc.)
• Recevoir une copie de vos informations de compte
• Demander la transmission de vos données à un autre fournisseur de services (lorsque techniquement réalisable)

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10.2 Correction

Vous pouvez :

• Modifier les transcriptions directement via la Plateforme
• Mettre à jour vos informations de compte via les paramètres du compte
• Demander la correction d'informations inexactes en nous contactant

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10.3 Suppression (« Droit à l'oubli »)

Vous pouvez demander la suppression de :

• Enregistrements ou transcriptions de réunions spécifiques
• Votre compte entier et toutes les données associées
• Les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet

Nous nous conformerons à moins que :

• La conservation soit requise par la loi
• Elle soit nécessaire pour des réclamations légales ou la conformité
• Vous ayez une dette ou une obligation en cours

Note : Les demandes de suppression peuvent prendre jusqu'à 30 jours à traiter. Certaines informations peuvent rester dans les systèmes de sauvegarde jusqu'à 90 jours supplémentaires. Nous demanderons également la suppression aux fournisseurs d'IA, bien que leurs délais de suppression varient.

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10.4 Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en :

• Ajustant les paramètres dans la Plateforme
• Vous désabonnant des courriels marketing
• Nous contactant à support@minutesiq.com

Note : Le retrait du consentement peut limiter votre capacité à utiliser MinutesIQ. Les services de transcription nécessitent la transmission du contenu des réunions aux fournisseurs d'IA. Certains traitements nécessaires au fonctionnement de base de la Plateforme sont fondés sur la nécessité contractuelle, non sur le consentement.

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10.5 Opposition au traitement

Vous pouvez vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime. Nous cesserons le traitement à moins de pouvoir démontrer des motifs légitimes impérieux.

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10.6 Limitation du traitement

Vous pouvez demander la limitation du traitement dans certaines circonstances, par exemple pendant que nous vérifions l'exactitude d'informations contestées.

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10.7 Déposer une plainte

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de :

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Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)‍

Bureau de Québec : 525, boul. René-Lévesque Est, bureau 1.20 Québec (Québec) G1R 5S9

Sans frais : 1-888-528-7741

Site Web : www.cai.gouv.qc.ca

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Commissariat à la protection de la vie privée du Canada 30, rue Victoria Gatineau, Québec K1A 1H3

Sans frais : 1-800-282-1376

Site Web : www.priv.gc.ca

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11. Comment exercer vos droits

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11.1 Présentation des demandes

Pour exercer tout droit en matière de vie privée, contactez-nous à :

• Courriel : support@minutesiq.com
• Courrier : Responsable de la protection de la vie privée, 401, 417 Rue Saint-Pierre, Montréal, QC H2Y 2M4

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11.2 Processus de vérification

Pour protéger votre vie privée, nous vérifierons votre identité avant de traiter les demandes. Nous pourrions demander :

• Identifiants de compte
• Pièce d'identité émise par le gouvernement
• Informations de vérification supplémentaires

Les informations collectées pour la vérification seront utilisées uniquement à cette fin.

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11.3 Délai de réponse

Nous répondrons à votre demande dans les 30 jours suivant sa réception. Si nous avons besoin d'une prolongation (maximum 60 jours supplémentaires), nous vous en informerons avec les raisons du retard.

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11.4 Frais

Nous ne facturons pas de frais pour la plupart des demandes. Cependant, nous pouvons facturer des frais raisonnables si :

• Votre demande est manifestement infondée ou excessive
• Vous demandez des copies en double d'informations

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12. Témoins (cookies) et technologies de suivi

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12.1 Types de témoins que nous utilisons

• Témoins essentiels : Nécessaires au fonctionnement de la Plateforme (authentification, sécurité, gestion de session)
• Témoins d'analyse : Nous aident à comprendre les habitudes d'utilisation et à améliorer le service
• Témoins fonctionnels : Mémorisent vos préférences et paramètres
• Témoins marketing : Suivent l'efficacité des campagnes (avec consentement)

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12.2 Gestion des témoins

Vous pouvez contrôler les témoins via :

• Les paramètres de votre navigateur
• Liens de désactivation pour des services spécifiques :
  
  • Google Analytics : tools.google.com/dlpage/gaoptout

Note : La désactivation des témoins essentiels peut affecter la fonctionnalité de la Plateforme.

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12.3 Ne pas suivre

Nous ne répondons actuellement pas aux signaux « Ne pas suivre » en raison du manque de normalisation dans l'industrie.

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13. Vie privée des enfants

La Plateforme n'est pas destinée aux enfants de moins de 13 ans. Nous ne collectons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants de moins de 13 ans. Si nous apprenons que nous avons collecté des informations d'un enfant de moins de 13 ans, nous les supprimerons rapidement.

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Si vous êtes résident du Québec et avez moins de 14 ans, vous avez besoin du consentement parental pour utiliser la Plateforme.

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Parents : Si vous croyez que votre enfant nous a fourni des renseignements personnels, veuillez nous contacter immédiatement.

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14. Notification d'incident de confidentialité

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14.1 Nos obligations

En cas de violation de la confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous :

• Informerons la Commission d'accès à l'information du Québec dans les 72 heures
• Informerons les personnes concernées dès que possible
• Maintiendrons un registre des violations

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14.2 Ce que nous vous dirons

Les notifications de violation incluront :

• Description de l'incident
• Informations impliquées
• Conséquences potentielles
• Mesures prises pour réduire le préjudice
• Mesures que vous pouvez prendre pour vous protéger
• Coordonnées pour les questions

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14.3 Signalement de violations présumées

Si vous soupçonnez un accès non autorisé à votre compte, contactez-nous immédiatement à support@minutesiq.com.

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15. Liens et services tiers

La Plateforme s'intègre avec et peut contenir des liens vers des services tiers, incluant :

• Plateformes de visioconférence (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc.)
• Services de transcription par IA
• Fournisseurs de stockage infonuagique
• Applications de calendrier

Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité de ces services tiers. Chaque service a sa propre politique de confidentialité qui régit la façon dont ils collectent, utilisent et partagent vos informations. Nous vous encourageons à consulter leurs politiques de confidentialité avant de les connecter à MinutesIQ.

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Important : Lorsque vous intégrez des services tiers avec MinutesIQ, vous autorisez le partage de données entre MinutesIQ et ces services selon vos paramètres d'intégration.

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16. Modifications à cette Politique de confidentialité

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16.1 Mises à jour

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité pour refléter :

• Changements dans nos pratiques
• Nouvelles exigences légales
• Fonctionnalités ou fonctionnalités de la Plateforme

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16.2 Notification

Pour les modifications importantes, nous :

• Mettrons à jour la date « Dernière mise à jour » en haut de cette politique
• Vous informerons par courriel au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des modifications
• Afficherons un avis bien visible sur la Plateforme
• Demanderons un nouveau consentement lorsque requis par la loi

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16.3 Utilisation continue

Votre utilisation continue de la Plateforme après l'entrée en vigueur des modifications constitue l'acceptation de la politique révisée.

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17. Protection de la vie privée dès la conception

Nous intégrons des considérations de protection de la vie privée dans :

• Le développement de produits
• Les pratiques commerciales
• L'infrastructure technologique
• La sélection des fournisseurs d'IA

Nous suivons les principes de minimisation des données, de limitation des finalités et de protection de la vie privée par défaut.

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18. Nous contacter

Pour toute question, préoccupation ou demande concernant cette Politique de confidentialité ou vos renseignements personnels :

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Responsable de la protection de la vie privée‍

Solution Panorama Inc. 401, 417 Rue Saint-Pierre Montréal, QC H2Y 2M4

Courriel : support@minutesiq.com

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Nous répondrons à votre demande dans les 30 jours.

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19. Langue

Cette Politique de confidentialité est fournie en anglais et en français. En cas de divergence, la version française prévaudra.

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Reconnaissance

En utilisant MinutesIQ, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté cette Politique de confidentialité. Vous reconnaissez également votre responsabilité d'obtenir le consentement approprié des participants aux réunions avant d'enregistrer ou de transcrire des réunions.